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「電子化」や「ペーパーレス化」が話題になって久しいですが、経理部門て、、はまだまだ“紙”を使って業務を行っているところが多いようです。省力化や効率化などメリットが大きい経理業務の電子化・ペーパーレス化は、どの程度進んでいますか。
取引先からの請求書、備品購入の際の領収書など、日々の取引の情報を紙でやり取りしたとき、自社での経理処理はどのような流れになっていますか。
紙に書かれた取引内容を会計システムに入力して、紙の書類はそのまま綴ったり貼り付けたりして保存、というのが従来からの流れです。
他方、電子データで受け取った場合はどのように処理していますか。
データの内容を見て入力し、印刷して紙の書類に。電子化が進んでも、結局全部紙の書類にして保存していませんか。
電子データでやり取りする（電子取引）請求書や領収書等は図表のように意外とあるものです。
電子データはそのままパソコンで保存するほうが、経理業務にかかる時間が少なく合理的です。
例えば、FXシリーズの「証憑保存機能」を利用すれば、データの保存に加え、仕訳の自動生成もできます。
なお、今後はペーパーレス化の一層の進展だけでなく、インボイス制度の導入に伴う電子インボイス発行の増加も予想され、電子データで受け取ることのできる領収書はさらに増えていくものと考えられます。
図表にあるとおり、例えば公共料金等では、既に明細を電子データで受け取れるようになっている場合もあります。
現在、紙で受け取っているものについて、電子データでの受け取りに切り替えられないか再確認しながら、経理業務の電子化を進めてみてはいかがでしょうか。
「電子取引」に該当するものの例
・電子メール（本文添付ファイル）で送受信している取引
・専用のシステム(Webページやソフトウェア）を利用した取引
・Webページやスマホアプリ等で支払額を確認している公共料金等
・インターネット通販を利用した備品や消耗品の購入
・電子決済サービスで支払った立替代金等の精算
・従業員がインターネットで支払った経費（出張旅費等）の精算
さらに、手書きの請求書や領収書等の紙の書類についても、スキャナによる読み込みやスマホでの撮影等で電子データにして保存することができます。スキャナ保存した電子データから数字を読み取って仕訳の基礎データとすることができます。
また、書類の保存を電子データに一本化すれば、紙と電子データの二本柱の体制よりも管理が簡単になります。パソコン1台分のスペースですべての書類を保管することができるので、ペーパーレス化やオフィスの整頓にもつながります。
紙の請求書等のスキャナ保存について、制度開始当初は非常に厳格な要件が定められていましたが、現在は要件も緩和されて事務的な負担が小さくなっています。
この機にスキャナ保存についても検討してみましょう。
近年は各種のシステムを連携した利便性の向上も進んでいます。
①勤怠管理のデータを読み込んで給与計算システムで給与を計算する。
②そのデータを会計システムに読み込んで給与や社会保険料の仕訳を自動生成する。
③給与の支払や、源泉所得税や住民税のデータをインターネットバンキングと連動させることで、支払もスムーズに完了できる。
また、仕訳の4割を占めると言われる預金取引では、FXシリーズの「銀行信販データ受信機能」を使用すれば取引データを自動受信し、仕訳ルールの学習機能で仕訳を簡単に計上することが可能です。キャッシュレス化を進めると預金取引の割合が増えるので、より大きな効果が期待できます。
このように、会計システムを活用してデータの処理にかかる時間を少なくすることができれば、業績をよりスピーデイーに把握する
ことができます。それによって、経営の打ち手を検討するという経営者の大切な役割を、より素早く行うことができるようになります。
今後も増えるであろう電子取引データの受け取りとその保存や、経理業務の電子化・ペーパーレス化についてお困りのことがあれば、ぜひ当事務所にご相談ください。
