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電子データで請求書や領収書等を取引先から受領したとき、紙で出力して保存することがこれまでは一般的でした。しかし、電子帳簿保存法の改正により、令和4年1月1日からは電子取引にともなう語求魯等は電子データで保存することが義務づけられました。電子取引に該当するケースを確認し、しっかり準備して対応しましょう。
1.そもそも「電子取引」とはどのような取引のことをいうの？
電子取引とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引のことです。また、取引情報とは、取引において受領、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことをいいます。
※いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、霞子メールにより取引情報を受け渡しする取引（添付ファイルを含む）等のこと。
2.令和4年1月1日から「電子取引」は電子データでの保存が義務化
令和3年度税制改正では、電子帳薄保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳蒋曹類の保存方法等の特例に関する法律）の見直しが行われ、これまでは紙での保存が容認されていた電子取引データについて、令和4年1月1日からは課税期間（事業年度）に関係なく、電子データでの保存がすべての事業者に義務化されました。つまり、今まで電子メール等で受け取っていた見積書、請求書、領収書等を印刷して紙で保存していた方法は認められなくなるということです。電子データによる保存がされていない場合は、青色申告の承認取消の対象となる可能性があります。
3.あれも!?これも!?意外と多い「電子取引」
「当社では電子取引がないから関係ない」と思う方も多いかもしれません。しかし、自社の取引内容を丁寧に見返してみると、意外といろいろなケースで電子取引が行われているはずです。例えば、インターネットサイトで会社の物品を購入した際、領収書等をPDFデータ等でダウンロードすれば、それは電子取引になります。電子メールで請求書や領収書等を取引先から受け取っている場合も電子取引です。まずは、取引先との間で受け渡しをしている電子取引データにどのようなものがあるのか、どれだけの電子取引があるのかを漏れなく把握することが大切です。
4.電子データでの保存の際に注意したい3つの要件
電子取引データを保存する際、例えば、電子メールを使って取引情報の受け渡しを行った場合、電子メール本文に取引情報が記載されているケースでは電子メールそのものを、電子メールの添付ファイルに取引情報が記載されているケースではその添付ファイルを保存することになります。
電子データでの保存では主に次の要件に準拠しなければなりません。
〈真実性の要件〉
※①から④のいずれかで行う①電子取引データの発信側がタイムスタンプを付与
②電子取引データの受信側が速やかにタイムスタンプを付与
③訂正削除履歴が残るシステムを活用
④訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用
〈可視性の要件〉
●パソコンやプリンタ等の備え付け
●電子計算機処理システムの概要書を備え付けること（自社開発のプログラムを使用する場合に限る）等
〈検索性の要件〉
●取引年月日、取引金額や取引先名等の複数項目で検索できること
参考資料：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁、令和3年5月）・「電子帳簿保存法ー問一答【電子取引関係］」（国税庁、令和3年7月）
また、保存媒体としては、ハードデイスク、コンパクトデイスク、DVD、クラウド（ストレージ）サービス等があります。
5.TKC自計化システムの活用で安心！保存要件に安全対応
TKC自計化システム（「証憑保存機能」が1月搭載予定※インターネットに接続できる環境が必要）は、「電子取引」の保存要件に完全対応した機能が搭載されるので安心です。電子取引の件数が少ない場合や電子データ保存ソフトが導入できないケースなどもあると思います。その際は、左記の〈真実性の要件〉の④を採用し、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」等を作成した上で、電子取引データのファイル名に規則性を持たせ、任意のフォルダに格納する方法、もしくは電子取引データのファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する方法などがあります。
