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給与計算業務のデジタル化を進めよう!

2021年12月20日

カテゴリ: 経営

給与計算ソフトの導入などによって給与計算業務の省力化・効率化を実現できます。さらに、給与計算業務のデジタル化を進めることで、蓄積されたデータを活用して、人件費の管理(推移、労働分配率、残業手当等)や働き方改革(残業時間の削減、有給休暇取得等)など経営管理面の強化を図ることも可能です。給与計算業務のデジタル化をDX(※)の第一歩にしてみましょう。
※デジタル・トランスフォーメーションの略称で、その定義はさまざまですが、経済産業省「DXレポート」によれば、「将来の成長、競争力強化のためのデジタル技術を活用した新たなピジネス・モデルを創出・変革すること」と位置付けています。

1.給与計算をデジタル化し負担を軽減
給与計算業務といっても、勤怠管理、給与支給額の計算と振込、源泉所得税や社会保険料の計算と納付、給与支払明細書の作成、年末調整などその内容はさまざまで、特に繁忙期の業務負担は大きいといえます。
ただ、給与計算業務のなかには、定型的なものが多く標準化しやすいため、給与計算ソフトを使うことで業務の省力化・効率化が可能です。
すでに給与と源泉所得税などの計算と給与支払明細書の作成については、給与計算ソフトを利用している企業も少なくありませんが、その他の業務が手作業のままになっていることがよくあります。
以下のように、すべての給与計算業務をデジタル化し、完了できるスタイルをめざしましょう。

①勤怠データを給与計算ソフトに取り込んで、給与支給額などを計算する。
②給与計算と同時に振込データを作成し、インターネットバンキングによって給与振込を行う。
③メールやWebによって、給与支払明細書を従業員に通知する。
④徴収した源泉所得税や社会保険料は、電子納税や電子納付によって納める。

給与計算業務をデジタル化し、省力化を進めるには、例えばTKCの「戦略給与情報システム」(PXシリーズ)やこれらと連携する勤怠管理システムなどを導入します。

2.給与支払明細書をWebで発行
「給与支払明細書」をWebで従業員に交付するには、TKCの「PXまいポータル」を利用します。経理担当者は、印刷・封入・配付などの業務がなくなり、従業員はパソコンやスマホから「給与支払明細書」を見ることができます。
なお、給与支払明細書のWebによる発行には、所得税法上、従業員一人ひとりから同意を得ることが必要です

3.インターネットバンキング、ダイレクト納付を活用
給与の振込、税金や社会保険料の納付をデジタル化すると、給与計算ソフトから必要データを作成し、振込依頼、インターネットバンキングによる納税、ダイレクト納付による口座振替などを行うことができます。これで、金融機関へ出向く時間を削減しましょう。
ダイレクト納付は、インターネットバンキングの契約が不要であり、即時または期日を指定した納付が可能です。

4.年末調整申告書は自動で作成
年末調整では、従業員は生命保険料などの控除証明書等の内容を申告書に転記し、控除額の計算を行って申告書を作成します。
経理担当者は、提出された申告書の記載内容の確認と検算が必要です。
年末調整において、例えば、従業員がTKCの「PXまいポータル」を利用することで、生命保険料などの控除証明書等の電子データによる取得、申告書への転記と控除額の計算の自動化、申告書の電子データによる会社への提出等が可能になります。これで面倒な転記や控除額の計算が不要となり、従業員の申告書作成の手間がなくなります。
自動転記・計算によって入力もれやミスのない申告書が提出されることで、経理担当者の確認や検算などの負担が軽減されます。
提出された申告書や控除証明書等は、電子データのまま保管されます。
従業員に控除証明書等の電子データを取得するための手続きをお願いし、手作業による年末調整は今年で最後にしてみませんか。