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仕事時間の管理は、小さな業務の見直しから

2019年10月 1日

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来年4月から残業時間の上限規制が中小企業にも適用されますが、仕事時間の管理は、組織全体や従業員にとっても頭の痛い課題です。
仕事の内容を洗い出してみると、スケジュール表にある仕事(営業訪問、来客、会議など)だけでなく、その仕事に必要な様々な業務・作業として、例えば、「アポイントの準備、会議の資料・講義録の作成、書類作成、メールの送受信、物探し」などがあります。これらは「タスク」とも呼ばれ、それに費やす時間は、例えば、物探しは年間150時間、メール作成は1日平均1時間以上使っていると言われていますが、日頃、あまり意識されずに、洗い出しの際も見落としがちです。予定通りに進んでも、「資料不足、準備不足、不十分」などの課題があれば、以下のような「タスク管理のポイント」を参考に、仕事を改善してみましょう。

1.「『ToDoリスト』を作成し、やるべきタスクを明確にする」:仕事の許容量を超えていれば、自分以外に頼むことを考えましょう。

2.「1日に処理すべきタスク数を明確に決める」:「1日書類作成〇件」など、数値化しましょう。

3.「すぐできるタスクはすぐに取り掛かる」:難易度や優先度が低いタスクを先延ばしになりがちで、未処理のまま溜まってしまいます。締切日は近い日に設定しましょう。

4.「優先度の高いものは午前中に処理する」:仕事の速い人に多い方法です。

5.「大きなタスクは分割する」:大きなタスクは、十分な時間がとれないと取り掛かれません。いくつかの小さなタスクに分けてみましょう。

今日できることをやらないで明日に引き延ばすことは「未来の時間を使う」ことだと教わりました。
限られた時間の中、未来の時間を使わず今一瞬を大切にしたいものです。