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請求漏れ、二重請求等を防止するため売掛金・買掛金管理を徹底しよう!

2016年8月 8日

カテゴリ: 会計

畑楽商事は、会計事務所の指導を受けて、毎日記帳(入力)していますが、今日は、売掛金や買掛金の管理を徹底することについて説明を受けました。

請求書.jpg

税理士:先月は、資金が大きく不足していたようですが、その原因はわかりますか?

社長:実は、先々月に大口の取引先への請求漏れがあり、そのため入金が遅れてしまい、一時的に資金繰りが苦しくなったのです。

税理士:そうですか。売掛金の管理がきちんとできていないのではないでしょうか。

社長:得意先が多いので、請求漏れなどのミスが時々起こってしまいます。

税理士:入金のほうの消し込みも遅れがちではないですか。

社長:そうなんです。何とか、改善できないでしょうか。

  1. 売上を正しく、漏れなく計上する
    どの得意先に、いくら売掛金が発生し、未回収残高はいくらか、といったことをタイムリーにきちんと把握します。
    そのためには、まず、商品の引き渡し時点で売上と売掛金を計上(記帳)します。
    具体的には、納品書、物品受領書、売上伝票、出荷伝票などの商品の引き渡しに関する書類をもとに売上を計上します。
    ※これは、売上代金の入金のタイミングで売上を計上するのではなく、商品を引き渡したタイミング(出庫)で、売上と売掛金を計上する発生主義という方法で、正確な月次決算のために行います。

  2. 得意先ごとの売掛金残高を把握する
    売上計上とともに、納品書等の売上に関する資料をもとに、得意先元帳、売掛台帳等の補助簿を記帳します。
    売掛金は、売掛台帳や得意先(口座)別に管理することで、得意先毎の前月残高、当月残高などをタイムリーに掴むことが可能になります。

    【売掛金管理の効果】
    1.入金(回収)の予定がわかる
    いつ、いくら入金があるといった入金予定がわかるようになり、余裕のある資金繰り対策ができます。
    2.請求漏れを防止する
    請求漏れや誤った請求は、自社の資金繰りに影響し、得意先に迷惑がかかります。
    得意先別等の管理によって、請求すべき金額が明確になり、請求漏れや誤った請求が減ります。
    3.回収漏れを発見しやすくなる
    予定日に入金がなかった場合に、その事実を早期に発見することができます。
    また、気づかないうちに、得意先からの支払いが少しずつ遅れてきている例があります。回収の長期化を防ぐためにも、売掛金管理を行うことで、回収漏れに対して素早い対応が可能になります。

  3. 買掛金も管理しよう
    売掛金の管理ができれば、買掛金もきちんと管理しましょう。仕入取引については、商品が仕入先から納品(入庫)されたタイミングで、仕入を計上し、同時に買掛金を計上します。
    買掛金は、仕入台帳、買掛金集計表、買掛金取引先別残高一覧表などで、仕入先毎の残高を把握することで、誤った請求への支払いの防止などに役立ちます。

    【買掛金管理の効果】
    1.支払予定がわかる
    いつ、どれだけ支払う必要があるのかがわかるようになるため、早めに資金繰り対策を打つことができます。
    2.誤った請求書を発見できる
    請求書の内容と金額を確認し、発注した商品が正しく納品され、納品書、買掛金の残高と一致しているか、返品、値引き、割戻しなどが反映されているかを確認します。仕入先が売上を二重に計上して、誤った金額の請求書を送ってくる例などもあります。きちんとチェックし、誤った請求は支払いを保留するようにしましょう。
    3.取引先からの信用が上がる
    支払うべき金額を期日に正しく支払うことは、取引先からの信頼性が高まります。

  4. 売掛金・買掛金管理の精度を高めよう
    売掛金は得意先別、買掛金(未払金)は取引先別に、発生時(入金時)に入力できるようになれば、売掛金・買掛金の管理の精度が高まり、資金繰りの改善にも役立ちます。


<売掛金・買掛金管理の整備状況チェックリスト>
自社はどの程度できているか、確認しチェックが付かない項目を改善しましょう。

【売掛金】

  • 商品の引き渡し時に売掛金を計上していますか?
  • どの得意先に、どれだけ売掛金残高があるかを常に把握できていますか?
  • 予定日に入金がなかった場合に、その事実をすぐに発見できていますか?
  • 滞留売掛金について、得意先に連絡をとり、入金の約束を取り付けていますか?
  • 得意先ごとの売掛金残高は与信限度の範囲内にありますか?

【買掛金】

  • 商品が納品(入庫)されたら、例外なく買掛金を計上していますか?
  • どの仕入先に、どれだけ買掛金残高があるかを常に把握できていますか?
  • いつ、どれだけの支払いがあるかを把握し、早めの資金対策を打っていますか?
  • 送付された請求書と社内で記録された買掛金残高とを照合し、金額に誤りがないか確認していますか?
  • 支払うべき金額が、正しく、予定通りの支払いができていますか?

※TKCのFX2を利用されている企業は、新たに、インターネットバンキングを通じて銀行口座の入出金データを自動受信して、自動で仕訳計上できるサービスが始まりますので、売掛金や買掛金の経理事務も省力化を図ることができます。