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モヤモヤ解消！領収書にまつわる素朴なギモン

2026年5月18日

新年度となり、新入社員を迎えた企業も多いことでしょう。このタイミングであらためて確認しておきたいのが、「領収書」にまつわる基本的なルール。意外と、中堅社員でも、「あれ?」と迷いがちなところも多いはず。素朴なギモンを一緒に解消しましょう。

ギモンその① 領収書があれば「経費」にできる?


  • 新人営業
  • 先輩から「資料として、いろいろな種類の雑誌を購入して」と頼まれました。資料にもなるし、愛読している車雑誌も一緒に購入しようかと。領収書をもらえば、「経費」になりますよね?

  • 巡回監査士
  • 「領収書があれば経費にできる」とは限りません。領収書はあくまで「支払いがあった事実」を証明する書類です。経費として認められるかどうかについては、「事業に関係があること」「誰と、何の目的で支出したか」等によります。そのため領収書には、支出目的や人数等を追記する習慣をつけましょう。もし会社のお金で個人的な趣味のものを購入した場合には、私的流用や横領などに問われる可能性があります。厳に慎まなければなりません。

ギモンその② 領収書がもらえない場合は?


  • 経理
  • 現場で、先輩が自販機の缶コーヒーを差し入れしていました。自販機で購入した場合、領収書が出ませんよね。どうすればいいですか?

  • 税理士
  • 自販機での飲料代や、券売機で購入した食事代、冠婚葬祭の祝儀・香典等、領収書が発行されない場合は、支払いがあったことを証明する「支払証明書」等の書類を作成すると良いでしょう（図表2）。支払証明書等には「支払日・支払先・金額・内容」を正確に記載します。クレジットカードや電子マネーによる支払いは、利用明細や利用履歴を保存しておきましょう。冠婚葬祭に伴う支出の場合は、結婚式の招待状や葬儀の会葬礼状等、支払いの裏付けとなる書類を一緒に保管しておきましょう。

    なお、紙で発行された領収書の場合、一般に、記載金額「5万円以上（税抜）」で収入印紙が貼られている必要があります（電子発行の領収書には不要）。

ギモンその③ 電子領収書（PDFなど）を受け取ったら?


  • 経理
  • メール添付のPDFや、Webサイトからダウンロードするタイプの領収書は印刷して経理に回していますが、問題ないですね?

  • 税理士
  • 電子帳簿保存法により、原本がデータ(電子)の領収書等は紙に出力せず、データのまま保存するのが原則です。一定のルールを守る必要があります。電子領収書等の整理・保存は、クラウドサービス(TKCのFXクラウドシリーズ「証憑保存機能」等)を利用すると便利です。

ギモンその④　インボイスと領収書、どう違うんですか?


  • 社長
  • 経理から「インボイスに該当するかどうか確認の上で回して」と言われます。何が違うんですか?

  • 税理士
  • インボイス（適格請求書）とは、「消費税の計算（仕入税額控除）に必要な項目が記載された書類」のことです。原則として、領収書に以下の事項が追加されていればインボイスに該当します。

ギモンその⑤　領収書のルール、どうすればいいですか?


  • 社長
  • 今日教えていただいたことをふまえて、領収書についての社内ルールをつくりたいです。

  • 税理士
  • 公私混同や不正利用を防ぐためにも、領収書に関する社内ルールの整備は必要です。例えば、「1万円以上の支払いは事前に上司による承認が必要」「領収書の精算は○日以内」などと、金額や精算日に基準を定めるのがお勧めです。領収書のため込みは、記憶が薄れて記載内容の不備につながりやすいもの。社長も含め、全社員がルールに従うことが大切です。