大掃除をスムーズに！決めておこう「保存・処分のルール」

2024年12月26日

2024年も年末が近づいてきました。年末の恒例行事といえば大掃除。いろいろなモノを整理・整頓・処分しますが、「保存・処分のルール」をあらかじめ決めておくと、大掃除がスムーズに進むとともに、「いつの間にかモノでいっぱい！」という事態を防ぐことにもつながります。

「いつまで保存」「いつから処分」の具体的な期限はありますか？

次のようなものは意外と保存・処分の判断に迷うのではないでしょうか？
＠法令等で保存期間が定められていない会社の内部書類（アイデアメモ等）
＠定期購読している新聞・雑誌類
＠資料用に購入した備品・書籍類
＠PC内に保存してあるデータ
＠防災用品
これらは、あらかじめ「いつまで保存するか」のルールを決めておくと、スムーズに大掃除が進められます。例えば、次のようなルールを決めてみてはいかがでしょうか。

• 法令等で保存期間が定められていない内部資料の保存は、重要度や連続性等に応じて、原則として案件の終了後、3か月まで／6か月まで／1年間までとする（最長保存期間は1年間）。
• 定期購読している新聞・雑誌類の保存は1年分とする。
• 資料用に購入した備品や書籍等は半期に一度見直し、整理する。
• PC内のデータ（フォルダ内容）は半期に一度見直し、案件が終了した作業データなどは削除する。
• 防災用品は毎年12月に点検し、水・食料など必要に応じて入れ替える。などきれいに整理整頓されていると、モノを探す手間や時間が省けるので、業務の効率化にもつながります。

＜おさらい！法人が保存すべき帳簿書類の保存期間＞
法人税法上、法人は、「帳簿」を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した「書類」を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間町呆存しなければなりません。これらは電磁的方法による保存（霞子帳簿保存および証憑也類のスキャナ保存）の場合も同様です。なお、帳簿と決算関係書類については、会社法上は10年間の保存が義務づけられています。

帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元懐、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など	法人税法の定め 保存期間7年	会社法の定め 保存期間10年
書類	棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など